Viết thư xin việc và email trang trọng với sự trợ giúp của AI
Thư xin việc, đơn xin nghỉ phép, email gửi thầy cô hướng dẫn, khiếu nại với shop online: văn bản trang trọng trong tiếng Việt có cách xưng hô và câu chữ riêng, chỉ sơ ý một chút là dễ bị cho là thiếu lịch sự. AI có thể giúp bạn viết nhanh, miễn là bạn cung cấp đủ thông tin.
Bạn cần cho AI biết những gì
- Người nhận: phòng nhân sự, thầy cô, ban giám hiệu, bộ phận chăm sóc khách hàng hay cấp trên.
- Mục đích trong một câu: bạn mong điều gì xảy ra sau khi họ đọc thư?
- Sự việc: ngày tháng, mã đơn hàng, tên vị trí, chuyện gì đã xảy ra chính xác.
- Giọng văn: rất trang trọng, lịch sự nhưng dứt khoát, hay thân thiện mà vẫn tôn trọng.
- Ngôn ngữ: tiếng Việt, hoặc tiếng Anh nếu tin tuyển dụng yêu cầu, điều khá thường gặp ở các công ty nước ngoài.
Thư xin việc
Viết thư xin việc cho vị trí nhân viên hành chính tại một công ty logistics ở Bình Dương. Tôi tốt nghiệp cao đẳng ngành Quản trị kinh doanh và có hai năm kinh nghiệm quản lý lịch làm việc và hóa đơn. Văn phong chuyên nghiệp, tự tin, tối đa 250 chữ.
Thử câu hỏi nàyThư xin việc thường mở đầu bằng “Kính gửi Phòng Nhân sự Công ty...” và kết thúc bằng “Trân trọng,” kèm họ tên đầy đủ. Hãy nhờ Hoidi trình bày theo bố cục quen thuộc: lời chào, giới thiệu bản thân, kinh nghiệm phù hợp, lý do ứng tuyển, rồi lời cảm ơn.
Có bản nháp đầu tiên rồi cũng đừng vội hài lòng. Hãy yêu cầu chỉnh thêm, ví dụ: “thêm một câu về kỹ năng Excel của tôi” hay “viết đoạn kết thuyết phục hơn”.
Đơn xin nghỉ và email gửi thầy cô
Viết email ngắn gọn, lễ phép gửi thầy hướng dẫn khóa luận để xin lịch gặp vào tuần sau. Tôi là sinh viên năm cuối và đã sửa xong chương 3.
Thử câu hỏi nàyVới thầy cô, hãy nhờ Hoidi dùng cách xưng hô “thầy” hoặc “cô” và xưng “em”, kèm lời lẽ kính trọng. Tránh viết tắt kiểu nhắn tin như “ko”, “đc”, “e” hay biểu tượng cảm xúc trong email trang trọng.
Hỏi lại khi chưa có phản hồi
Tôi đã nộp hồ sơ xin việc hai tuần trước mà chưa nhận được phản hồi. Viết một email hỏi thăm ngắn, lịch sự, không tạo cảm giác hối thúc.
Thử câu hỏi nàyKhiếu nại lịch sự nhưng dứt khoát
Mười ngày trước tôi mua một chiếc điện thoại trên sàn thương mại điện tử và nhận hàng bị lỗi. Shop vẫn chưa phản hồi yêu cầu đổi hàng. Viết một tin nhắn khiếu nại dứt khoát nhưng lịch sự, đề nghị đổi sản phẩm trong vòng bảy ngày.
Thử câu hỏi nàyThư bằng tiếng Anh
Nhiều vị trí ở công ty nước ngoài yêu cầu thư xin việc bằng tiếng Anh. Bạn có thể kể hoàn cảnh bằng tiếng Việt và nhờ viết bằng tiếng Anh:
Tôi kể bằng tiếng Việt, bạn viết giúp cover letter bằng tiếng Anh nhé: tôi muốn ứng tuyển vị trí lễ tân tại một khách sạn ở Đà Nẵng, tôi tốt nghiệp trung cấp ngành Du lịch và đã thực tập sáu tháng.
Thử câu hỏi nàyTrước khi bấm “Gửi”
- Đọc lại toàn bộ và sửa những chỗ chưa đúng: AI chỉ biết những gì bạn kể.
- Kiểm tra tên người nhận, ngày tháng, tên vị trí và mã đơn hàng.
- Không đưa dữ liệu nhạy cảm như mật khẩu, mã OTP hay số thẻ.
- Đảm bảo lá thư nghe giống bạn: nếu quá hoa mỹ, hãy yêu cầu giọng văn giản dị hơn.
Nếu bạn thường viết theo cùng một phong cách, hãy nói với Hoidi một lần, ví dụ “tôi làm nhân sự và thích văn phong trang trọng, ngắn gọn”, Hoidi sẽ ghi nhớ.
Để hỏi chính xác hơn nữa, đọc cách đặt câu hỏi cho AI.